Внеофисное хранение документов: преимущества услуги

Компании и фирмы ежедневно формируют немалое количество различных документов. Например, счетов, договоров, накладных, контрактов, отчётов, ведомостей. Не важно, в какой сфере деятельности работает организация, постепенно хранение документов выливается в большую проблему. Сначала, как правило, важные бумаги складируются в шкафы, позже в архивы. Но рано или поздно появляется необходимость в использовании специальной услуги – внеофисное хранение документов. Что об этом необходимо знать?

Как воспользоваться услугой

Для этого необходимо выбрать специализированную организацию. Например, за хранением документов в Москве можно обратиться в компанию «БизАрхив», которая предоставляет услуги по архивно-технической обработке документов, упорядочиванию или уничтожению документации, а также услуги по архивному хранению. Компания сотрудничает не только с юридическими, но и физическими лицами.

Особенности хранения документов

Для правильного хранения важных бумаг необходимо не только должное свободное место. Смысл ещё и в том, что помещение обязательно должно соответствовать санитарным нормам. Главные из них такие:

• особые температурный и влажностный режимы;
• качественная противопожарная система;
• наличие охраны и сигнализации.

В обычном офисе, даже если для архивации выбрать отдельное помещение, несколько сложно, сколько дорого создать такие условия. Компании, которые предлагают внеофисное хранение документов предоставляют не только специальные помещения, соответствующие санитарным нормам, но и архивные короба.

Преимущества внеофисного хранения документации

Воспользоваться услугой стоит по следующим причинам:

• финансовая экономия – организации не нужно арендовать склад и приобретать всё необходимое оборудование. Также нет необходимости и в создании резервных копий;
• удобство – это действительно удобно, потому что все вопросы, связанные с организацией хранения, будет решать сторонняя компания;
• надёжность – не потеряется ни один документ. Все материалы хранятся в коробках;
• конфиденциальность – ни один посторонний человек не имеет доступа к данным.