Правила проведения успешных совещаний и переговоров

Совещания, конференции, переговоры – неотъемлемая часть бизнес-процесса. Всё ли вы делаете для того, чтобы обеспечить успех при их проведении? От личной способности убеждать людей зависит многое, но эту способность можно развить упорными тренировками. А на первых порах будет достаточно соблюдать правила, которым следуют даже владельцы мегакорпораций.

Пять правил продуктивного общения

1. Планирование. Вы должны чётко понимать, чего хотите от собеседников, представлять себе их цели и задачи и разработать схему переговоров так, чтобы заинтересовать собеседников пойти вам навстречу.
2. Подстройка. Люди легче воспринимают обращённую к ним речь, если использовать понятные и близкие им слова и образы.
3. Юмор. Как бы серьёзна ни была обсуждаемая тема, в беседе всегда найдётся место лёгкой шутке. Смех снимает эмоциональное напряжение и делает людей более открытыми.
4. Вовлечение. Излагая свою идею, постоянно обращайтесь к собеседникам, вовлекая их в диалог. Это вызывает у них интерес к обсуждаемой теме и позволяет подтолкнуть к нужному вам решению.
5. Завершение. Как известно, лучше всего собеседники запоминают последние фразы беседы. Постарайтесь, чтобы они были максимально приятными и эмоционально наполненными для ваших визави.

Место проведения переговоров

Правильный выбор места не менее важен, чем грамотное изложение своих мыслей. В некоторых случаях собеседников уместно пригласить в ресторан, чтобы провести беседу в неофициальной обстановке и подкрепить впечатление вкусным обедом и бокалом хорошего вина.

Для внутренних совещаний или переговоров, сопровождающихся изучением документов, потребуется подходящая обстановка. Практически в каждом офисе имеется специальная переговорная комната, основным атрибутом которой является длинный стол. Правильный выбор стола для переговоров очень важен, так как все участники мероприятия должны расположиться с комфортом, не теснясь и не толкаясь локтями. На сайте https://attento.ru/konferenc-stoly/ представлено множество моделей разных размеров и конфигураций.

Важные мелочи

Позаботьтесь о комфорте людей, которые будут участвовать в процессе. Распорядитесь подготовить материалы с информацией по обсуждаемому вопросу и размножить их в соответствии с количеством участников конференции. Не помешает и визуальное сопровождение, если оно поможет полнее раскрыть тему обсуждения. Не забудьте положить на стол бумагу для записей, поставить бутылки с водой для утоления жажды. Если обсуждение затянется, в перерыве организуйте кофе-брейк. Забота о мелочах – признак успешного руководителя, который ничего не пускает на самотёк.