Организация ежедневной доставки персонала требует предварительного расчёта маршрута и расписания. Автобусные перевозки сотрудников особенно важно тщательно планировать, если людей необходимо привозить к началу смены и забирать после её окончания. На порядок организации и стоимость поездок влияют количество пассажиров, число остановок, продолжительность рейса и график работы транспорта. Поэтому перед обращением к перевозчику следует собрать исходные данные и определить основные параметры заказа.

С чего начать организацию перевозки сотрудников

Сначала необходимо понять, сколько человек нужно перевозить, откуда и к какому времени они должны приезжать. Эти данные позволяют определить требуемую вместимость транспорта и предварительно построить маршрут.

Для расчета понадобятся:

• количество сотрудников;

• адрес предприятия или другого места назначения;

• районы проживания сотрудников или предполагаемые точки сбора;

• время начала и окончания рабочих смен;

• количество смен;

• дни, в которые требуется транспорт;

• предполагаемый период перевозок.

Если сотрудники работают по разным графикам, количество пассажиров желательно определить отдельно для каждой смены. Например, один автобус может подходить для основного утреннего рейса, но быть избыточным для доставки небольшой вечерней смены. В таком случае перевозчик сможет рассмотреть разные варианты транспорта и расписания.

Как рассчитать маршрут автобуса

Маршрут строят между местами проживания сотрудников и предприятием, но включать в него каждый отдельный адрес обычно нецелесообразно. Большое количество заездов увеличивает протяженность маршрута и время поездки.

Практичнее определить несколько точек сбора в местах, до которых сотрудникам удобно добираться самостоятельно. Это могут быть остановки общественного транспорта или другие площадки, где автобус может безопасно остановиться для посадки.

При составлении маршрута нужно учитывать не только расстояние по карте. Имеют значение возможность проезда и разворота автобуса, ограничения для крупногабаритного транспорта, расположение остановок и реальная продолжительность поездки в нужное время суток. Маршрут, который свободно проезжается днем, утром в рабочий день может занимать заметно больше времени.

После определения точек сбора можно оценить последовательность остановок. Чем меньше отклонений от основного направления движения, тем короче обычно получается рейс. При этом сокращать количество остановок следует с учетом доступности точек сбора для сотрудников.

Как составить график перевозки

Отправной точкой при составлении расписания служит время, к которому сотрудники должны находиться на рабочем месте. От него отсчитывают предполагаемую продолжительность маршрута в обратном порядке.

Например, если смена начинается в 9:00, прибытие автобуса непосредственно в 9:00 создает риск опоздания сотрудников. Нужно предусмотреть время на высадку и проход до рабочих мест. Также учитывается продолжительность посадки на промежуточных остановках.

Для обратного рейса применяется тот же принцип. Время подачи автобуса согласовывают с окончанием смены и временем, которое сотрудникам требуется, чтобы выйти к месту посадки.

Сложнее организуется график предприятия с несколькими сменами. Необходимо определить, успевает ли один автобус выполнить последовательные рейсы или для части поездок потребуется дополнительный транспорт. Здесь важна не только продолжительность движения по маршруту, но и интервалы между рейсами.

От чего зависит стоимость перевозки сотрудников

Единой схемы расчета стоимости для всех перевозчиков нет. Компания может учитывать время работы автобуса, пробег, количество рейсов и другие параметры в соответствии со своими тарифами. Поэтому окончательную цену необходимо запрашивать у конкретного перевозчика.

На расчет обычно влияют вместимость и класс автобуса, расстояние, продолжительность работы транспорта, число рейсов и график перевозок. Значение могут иметь и дополнительные условия заказа: например, длительное ожидание между рейсами или изменение согласованного маршрута.

Поэтому сравнивать предложения разных компаний только по цене одного рейса некорректно. Сначала следует проверить, одинаковый ли объем услуги рассчитан в каждом случае. В одном предложении может учитываться ожидание автобуса, а в другом оно оплачивается отдельно. Аналогичная ситуация возможна с дополнительным пробегом и изменением времени работы.

Для регулярной перевозки имеет смысл запрашивать расчет сразу на весь предполагаемый режим работы: например, два рейса в рабочий день в течение месяца. Это позволяет понять не только стоимость отдельной поездки, но и общие расходы на доставку сотрудников.

Какие данные передать перевозчику для расчета

Чем подробнее описана задача, тем точнее можно рассчитать поездку. При обращении в компанию, выполняющую пассажирские перевозки, желательно передать предполагаемый маршрут с точками посадки и высадки, количество пассажиров на каждом рейсе, время прибытия на предприятие и обратного отправления, дни поездок и срок, на который требуется транспорт.

Также следует указать требования к вместимости и оснащению автобуса, если они есть. Если точный маршрут пока неизвестен, перевозчику можно передать адрес предприятия и предполагаемые районы сбора сотрудников. После этого маршрут можно уточнить с учетом характеристик транспорта и организации движения.

При регулярных поездках полезно отдельно сообщить о возможных изменениях количества пассажиров или графика смен. Это позволит заранее определить, потребуется ли изменение маршрута или замена автобуса при таких обстоятельствах.

Что проверить перед согласованием заказа

До начала перевозок необходимо сверить фактические условия с теми, на основании которых рассчитывалась стоимость. В документах или согласованных условиях должны быть однозначно определены маршрут, точки посадки, время подачи, количество рейсов и период выполнения перевозок.

Отдельного внимания заслуживают условия изменения заказа. Стоит заранее выяснить, как будет пересчитываться цена при добавлении остановки, увеличении продолжительности рейса, изменении рабочего графика или необходимости дополнительной поездки. Это особенно важно для регулярной доставки персонала, поскольку рабочее расписание предприятия со временем может меняться.

Необходимо также уточнить, что именно входит в согласованную стоимость и какие услуги оплачиваются дополнительно. Такой подход позволяет сравнивать предложения перевозчиков по одинаковым параметрам и заранее оценивать расходы.

Заказ автобуса для сотрудников начинается с описания самой перевозки: количества пассажиров, точек сбора, времени смен и периодичности поездок. На основании этих данных формируется маршрут, затем рассчитывается график и определяется подходящая вместимость транспорта.

Точный расчет исходных параметров позволяет перевозчику подготовить предложение под реальный режим работы предприятия. Заказчику остается проверить, какие услуги включены в стоимость, какие изменения приведут к доплате и насколько условия договора соответствуют согласованному маршруту и расписанию.